Phishing tramite email RFQ: come riconoscere le false richieste di preventivo

Le email di phishing che simulano richieste di preventivo rappresentano una minaccia per le aziende, in particolare per i reparti commerciali, gli uffici acquisti e il personale che gestisce i rapporti con clienti e fornitori. I criminali informatici sfruttano normali opportunità di lavoro per convincere i destinatari ad aprire documenti contraffatti o accedere a portali fraudolenti, con l’obiettivo di sottrarre credenziali aziendali e informazioni riservate.

Secondo una ricerca del team Fortra Intelligence and Research Experts (FIRE), tra ottobre 2025 e settembre 2026 le email malevole contenenti riferimenti a richieste di preventivo, inviti a progetti e attività di approvvigionamento sono aumentate di dodici volte. Quasi il 73% dei messaggi analizzati conduceva a pagine progettate per rubare le credenziali di accesso. La ricerca pubblicata da Fortra evidenzia quindi l’importanza di verificare con attenzione le comunicazioni commerciali inattese.

Che cosa sono le truffe RFQ e come funzionano

La sigla RFQ significa Request for Quotation, ovvero richiesta di preventivo. Si tratta di una procedura commerciale legittima con cui un potenziale cliente chiede informazioni su prezzi, disponibilità, caratteristiche dei prodotti o condizioni di fornitura.

I truffatori sfruttano proprio questa attività quotidiana per rendere credibili le proprie email. Il messaggio iniziale può presentare un presunto acquirente interessato a un ordine, un responsabile degli acquisti o un’azienda alla ricerca di nuovi fornitori. Spesso, però, contiene pochi dettagli verificabili sul progetto e invita il destinatario a rispondere rapidamente.

Dopo aver ricevuto una risposta, il mittente può inviare un collegamento a un presunto portale di approvvigionamento, a un pacchetto di documenti RFQ, a disegni tecnici o a una piattaforma per la condivisione dei file. Il collegamento conduce invece a una pagina controllata dagli aggressori, progettata per raccogliere informazioni di accesso o, in alcuni casi, distribuire software dannoso.

Come riconoscere una falsa richiesta di preventivo

Le email fraudolente possono sembrare normali comunicazioni di lavoro. Tuttavia, alcuni segnali aiutano a individuare possibili tentativi di phishing prima che provochino danni.

• Informazioni insufficienti sul progetto: il messaggio parla di una commessa importante, ma non specifica chiaramente requisiti, quantità, tempistiche o riferimenti verificabili.
• Mittente non verificabile: il nome del presunto cliente non corrisponde al dominio dell’indirizzo email oppure l’azienda non conferma di aver inviato la richiesta.
• Collegamenti a portali sconosciuti: per consultare disegni, offerte o documenti viene richiesto di accedere a un sito esterno non riconosciuto.
• Richiesta di credenziali aziendali: una pagina raggiunta tramite un’email inattesa chiede di inserire password, codici temporanei o di approvare una richiesta di autenticazione.
• Pressioni per rispondere rapidamente: il mittente insiste su scadenze ravvicinate o su un’opportunità commerciale che non dovrebbe essere persa.

Un singolo elemento non dimostra necessariamente che un’email sia fraudolenta. È importante valutare l’insieme degli indizi e verificare l’identità del potenziale cliente attraverso un canale indipendente.

Quali rischi comportano le email RFQ fraudolente

Il furto delle credenziali può rappresentare soltanto il primo passaggio di un attacco informatico. Se un dipendente inserisce i propri dati in un portale falso, i criminali possono tentare di utilizzare l’account compromesso per accedere alla posta elettronica e consultare comunicazioni riservate.

Le conseguenze possono coinvolgere diverse attività aziendali:

• Furto di credenziali: accesso non autorizzato agli account di posta elettronica e ai servizi aziendali.
• Frode su fatture e pagamenti: manipolazione delle istruzioni di pagamento o sostituzione delle coordinate bancarie di un fornitore.
• Nuove campagne di phishing: invio di messaggi fraudolenti da caselle aziendali autentiche, aumentando la credibilità dell’attacco.
• Esposizione di dati riservati: accesso a informazioni su clienti, preventivi, progetti, ordini e rapporti commerciali.
• Danni reputazionali: perdita di fiducia da parte di clienti, fornitori e partner coinvolti nelle comunicazioni compromesse.

Per questo motivo, una richiesta di preventivo sospetta non dovrebbe essere considerata soltanto un problema di posta indesiderata. Può costituire il punto di ingresso per un attacco più ampio ai sistemi e ai processi aziendali.

Come proteggere l’azienda dal phishing tramite richieste di preventivo

La prevenzione richiede procedure semplici, applicate con regolarità da dipendenti e responsabili IT. Bloccare ogni collegamento esterno non è sempre praticabile per chi lavora con clienti e fornitori; è quindi necessario verificare le richieste prima di accedere a documenti o piattaforme sconosciute.

Le principali misure di sicurezza comprendono:

• Verificare il potenziale cliente: utilizzare i recapiti pubblicati sul sito ufficiale dell’azienda o già presenti negli archivi aziendali, senza affidarsi esclusivamente alle informazioni contenute nell’email.
• Controllare il dominio: confrontare l’indirizzo del mittente con quello ufficiale dell’organizzazione e prestare attenzione a errori, varianti insolite e incongruenze.
• Non inserire credenziali su portali non verificati: prima di accedere a un servizio esterno, confermare che la piattaforma sia realmente collegata al cliente o al progetto.
• Attivare l’autenticazione multifattore: ove possibile, preferire metodi resistenti al phishing, come le passkey o le chiavi di sicurezza compatibili.
• Formare il personale: sensibilizzare soprattutto gli addetti alle vendite, agli acquisti e alla gestione dei clienti, attraverso esempi pratici e procedure di verifica condivise.
• Migliorare i controlli sulle email: utilizzare strumenti di sicurezza capaci di analizzare mittenti, collegamenti, destinazioni web e modelli di messaggi sospetti.

È inoltre importante verificare le richieste di modifica delle coordinate bancarie tramite un secondo canale indipendente, anche quando sembrano provenire da un interlocutore conosciuto.

Cosa fare se hai aperto un link sospetto o inserito le credenziali

Se un dipendente ha aperto un collegamento sospetto, è importante valutare rapidamente che cosa è accaduto. Il semplice clic non dimostra necessariamente che un account sia stato compromesso, ma l’inserimento di credenziali o l’approvazione di una richiesta di autenticazione richiedono maggiore attenzione.

In caso di sospetta compromissione, è consigliabile:

• Avvisare immediatamente il reparto IT o il responsabile della sicurezza informatica.
• Modificare le credenziali da un dispositivo affidabile e revocare le sessioni attive e i token di accesso quando necessario.
• Controllare gli accessi recenti, le regole di inoltro della posta e le eventuali modifiche alle impostazioni dell’account.
• Verificare se siano stati inviati messaggi non autorizzati a clienti, colleghi o fornitori.
• Conservare l’email originale, gli header e gli indirizzi web sospetti per consentire un’analisi tecnica.
• Se sono coinvolti pagamenti o coordinate bancarie, contattare subito la banca e le controparti interessate attraverso canali verificati.

Se è stato scaricato o eseguito un file sospetto, occorre informare il personale tecnico affinché valuti l’eventuale isolamento del dispositivo e gli ulteriori controlli necessari. Eliminare semplicemente il messaggio o cambiare password potrebbe non essere sufficiente a contenere un incidente già in corso.

Conclusioni: riconoscere il phishing nelle richieste di preventivo

Le truffe RFQ dimostrano come i criminali informatici possano sfruttare normali processi commerciali per sottrarre credenziali e accedere alle comunicazioni aziendali. L’aumento segnalato da Fortra tra ottobre 2025 e settembre 2026 evidenzia la necessità di prestare particolare attenzione alle richieste di preventivo inattese e ai collegamenti verso portali esterni.

Verificare l’identità dei potenziali clienti, controllare i domini e adottare procedure sicure per l’accesso ai documenti aiuta a ridurre il rischio di compromissione. La collaborazione tra personale commerciale, ufficio acquisti e reparto IT è essenziale per individuare tempestivamente i messaggi sospetti e proteggere le informazioni aziendali.